SHIFT

--- Sjoerd Hooft's InFormation Technology ---

User Tools

Site Tools


groupwiseoutofoffice
Differences

This shows you the differences between two versions of the page.

Link to this comparison view

groupwiseoutofoffice [2013/04/23 21:24] (current)
sjoerd created
Line 1: Line 1:
 += GroupWise Out-Of-Office
 +== Inleiding
 +Deze pagina laat de correcte wijze zien hoe je een out-of-office regel opstelt. Er zijn namelijk nogal wat zaken waar je rekening mee wilt houden. Je wilt bijvoorbeeld niet dat de regel te vroeg of te laat begint, dat je een antwoord verstuurd naar jezelf (bij vertraagde meldingen over bijvoorbeeld niet bestaande email adressen) of naar een mailinglijst. Zodoende maken we een regel die een begin en einddatum heeft, en rekening houdt met de zojuist genoemde punten. Deze handleiding werkt in ieder geval met groupwise 7, maar wellicht ook op andere versies. ​
  
 +Note: In GroupWise 8 there'​s a [[groupwise8vacationrule|new feature]] which makes this tutorial obsolete.
 +
 +== De instellingen
 +Uiteindelijk moet de regel er als onderstaand voorbeeld uit komen te zien: \\
 +{{groupwiseoutofoffice1.jpg}} \\
 +Denk eraan dat de regel alleen geldt voor nieuwe inkomende berichten, maar dat het type voor het bericht niet uitmaakt. Ook op uitnodigingen voor bijeenkomsten en vergaderingen is het tenslotte wel netjes om een out-of-office berichtje te geven. ​
 +
 +== De voorwaarden
 +Deze out-of-office regel heeft 4 voorwaarden waaraan moet worden voldaan voordat een berichtje wordt verstuurd: \\
 +{{groupwiseoutofoffice2.jpg}} \\
 +De eerste twee regels mogen duidelijk zijn, de regel gaat in op de eerste dag dat je er niet meer bent (in dit voorbeeld ben je dus op vrijdag 13 juni voor het laatst op kantoor) en eindigt de dag voordat je terugkomt (in dit voorbeeld ben je dus op maandag 23 juni weer terug op kantoor). De derde regel wil dat het '​Aan'​ adres exact gelijk is aan '​Sjoerd Hooft' (mijn emailadres). Dat betekent dat als de mail is verstuurd naar een mailinglijst hierop geen antwoord wordt gegeven. De vierde regel stelt dat het afzender adres juist niet gelijk mag zijn aan '​Sjoerd Hooft'​. Dit voorkomt een antwoord op emails van jezelf. Dat is handig in een aantal gevallen, bijvoorbeeld als je werk heen en weer mailt vanuit je vakantieadres,​ maar ook indien emailadressen niet meer bestaan of om een andere reden email van jou niet kunnen ontvangen. De mail wordt dan terug gestuurd, en dan wil je ook geen out-of-office bericht versturen. ​
 +
 +== De acties
 +Aangezien het de bedoeling is om afzenders per e-mail er van op de hoogte te stellen dat je op vakantie bent is het handig dat je dat instelt. Indien je kiest voor de actie "​Antwoord met tekst" kun je de volgende instellingen maken: \\
 +{{groupwiseoutofoffice3.jpg}} \\
 +{{groupwiseoutofoffice4.jpg}} \\
 +Allereerst stel je in dat je alleen de afzender wilt beantwoorden,​ en dat je het originele bericht toevoegt. Dat is handig voor de afzender. In het bericht wat je opstelt zul je een aantal dingen moeten plaatsen:
 +* De duur en data van je afwezigheid
 +* De reden van je afwezigheid,​ dit in verband met afspraken over bereikbaarheid
 +* Wie er kan worden bereikt in geval van urgentie / nood
 +Het onderwerp kun je leeg laten of vervangen door een boodschap in de trant van: "​Sjoerd Hooft - out of office"​ of iets dergelijks.
 +
 +== Conclusie
 +Je hebt nu een vakantie regel die je in ieder geval niet kan vergeten uit te zetten en de minste overlast veroorzaakt. En nog wel een voordeel, de volgende keer dat je weg bent hoef je alleen maar de data aan te passen.
 +
 +{{tag>​groupwise dutch}}
groupwiseoutofoffice.txt ยท Last modified: 2013/04/23 21:24 by sjoerd